Бизнес-технологии – это прекрасное решение для оптимизации рабочих процессов в компании. На сегодняшний день многие организации приняли решение перейти на систему электронного документооборота, которая позволяет в значительной мере сэкономить ресурсы и финансы.

Microsoft Teams – это технология, которая способна вывести оптимизацию рабочих процессов в организации на новый уровень. Корпоративная платформа обладает широким функционалом, который позволяет значительно повысить уровень продуктивности в организации путем оптимизации процессов работы с документами, взаимодействия с коллегами и распределения задач.

Архитектура Microsoft Teams позволяет создавать на базе самой платформы собственные приложения, призванные облегчить и ускорить рабочие процессы. В этой статье мы рассмотрим 15 сценариев приложений, которые специалисты компании SystemZ (группа компаний i-Sys Labs) создали на базе Microsoft Teams.

1. Приложение для уточнения текущих статусов и рабочих мест сотрудников

В данном сценарии предполагается создание чат-бота, который позволяет отследить местонахождение сотрудников, уточнить состояние их здоровья и статус занятости. Происходит это следующим образом: в начале каждого дня сотруднику отправляется небольшая анкета, где он должен отметить, в каком формате проходит его рабочий день. Варианты ответы могут быть следующими: в командировке, работаю в офисе, работаю из дома, в отпуске, болею.

С помощью полученных ответов бот формирует отчет, в котором отмечает все рабочие дни сотрудников, дни болезни, отпуска и так далее. Это позволяет в наилучшей мере производить мониторинг сотрудников и их состояния.

2. Бронирование рабочих мест в офисе

Сотрудник с помощью специализированного чат-бота может выбрать себе рабочее место в офисе и забронировать его на определенный период. В процессе выбора предоставляется очень удобный интерфейс с планом здания и схемой рабочих мест, где сотрудник может выбрать наиболее удобное для себя размещение. Накануне начала периода бронирования сотруднику приходит напоминание от чат-бота.

Рабочее место закрепляется за сотрудником на все место бронирования. В приложении можно отследить, какое рабочее место забронировал определенный сотрудник, чтобы при необходимости лично обсудить некоторые вопросы.

3. Бот-консультант

Нередко возникают рабочие ситуации, когда без совета более опытного коллеги не обойтись. В таких случаях нам не жалко пары минут времени, чтобы написать письмо и получить ответ на интересующий вопрос. И, с одной стороны, этот процесс не отрывает от работы, а наоборот – способствует ее выполнению. Но со стороны сотрудника, которому этот вопрос задают, все обстоит немного иначе.

Для того, чтобы ответить на письмо, приходиться приостанавливать свой рабочий процесс. А, если один и тот же вопрос задают сразу несколько сотрудников, то на выполнение должностных обязанностей совсем не останется времени.

Бот-консультант помогает справиться с этой проблемой. Все вопросы сотрудники могут задать напрямую боту, который оперативно ответит на поставленный вопрос и предоставит максимально полную информацию по теме. Ответы на часто задаваемые вопросы предоставляются ботом из постоянно заполняемой корпоративной базы знаний. В приложении предусмотрена возможность обратной связи, с помощью которой специалисты, обслуживающие бота, могут оперативно обнаружить проблему и устранить ее.

4. Корпоративный портал и дашборды – Viva Connections

Создание корпоративного интернет-портала – это задача, актуальная для всех организаций, особенно в условиях дистанционной работы. Viva Connections позволяет легко создать портал на основе уже имеющихся шаблонов, не потратив на это много времени и сил.

Взамен вы получаете удобный и интуитивно понятный портал, где у каждого сотрудника есть свой личный кабинет, в котором содержится основная информация о сотруднике, сведения о его отпусках, командировках, текущих и выполненных задачах. Виджеты с информацией об актуальных заданиях можно разместить на соответствующей панели мониторинга.

Интерфейс решения представляет собой единое окно для комфортной работы сразу в нескольких корпоративных приложениях.

5. Организационная структура. Иерархия подразделений

Организационная структура позволяет получить более полное понимание о взаимодействии и подчинении сотрудников в организации. И да, в Microsoft Teams уже предусмотрено приложение для создания организационной структуры, но оно ориентировано именно на западные страны, где наибольшее внимание уделяется должности сотрудника.

Специалисты из SystemZ (группа компаний i-Sys Labs) разработали приложение, которое идеально подходит для создания организационной структуры российского типа, где элементы системы представляют филиалы и подразделения, в которые уже входят должности. С помощью данного приложения легко разместить элементы системы на разных структурных уровнях для выделения иерархии.

Закрепите Orgcharts, чтобы контакты коллег всегда были у вас под рукой. Напишите в чат, позвоните или напишите по электронной почте любому сотруднику (или группе сотрудников) всего в один клик.

Все данные о сотрудниках и организационной структуре хранятся в локальной или частной базе данных, размещенной в Azure.

6. Агрегатор новостей из разных источников

Для специалиста важно получать актуальную информацию о своей сфере деятельности, о внутрикорпоративных новостях и событиях индустрии. А в Microsoft Teams реализована функция, которая позволяет ежедневно выводить на главный экран актуальные новости из самых разных источников. Под каждой новостью предусмотрена возможность оценки материала и связи с автором.

7. Подача и обработка заявок в сервисную службу

Приложение - чат-бот, с помощью которого сотрудники могут подавать заявки сразу в IT-департамент. Решение представляет собой мини service desk систему, реализованную прямо в интерфейсе Teams.

С помощью бота пользователь может за считанные минуты сформировать заявку, а после отслеживать статус её исполнения.

8. Центр онлайн-консультаций по обращениям

Данный сервис позволяет сотрудникам компании получить помощь от коллег экспертов по определенному направлению. Пользователь отправляет запрос, который впоследствии появляется у специалистов техподдержки. Как только кто-то из них вступает в диалог по решению конкретной проблемы, у остальных специалистов этот запрос пропадает.

При необходимости можно передать заявку другому специалисту, который сможет оказать более квалифицированную помощь. Также в приложении предусмотрен чат, где сотрудники перед ответом могут обсудить саму заявку или другие рабочие вопросы.

9. Управление задачами в Microsoft Teams

Для планирования и менеджмента задач в сервисе уже предусмотрен планер и список дел, однако их функционал недостаточно широк, чтобы обеспечить комфортную работу всем пользователям.

Приложение «Task Monitoring App» позволяет управлять задачами в более удобном формате. Внутри приложения можно создавать задачи и проекты, назначать им исполнителя, устанавливать сроки исполнения и отслеживать прогресс выполнения. Есть отдельный раздел, где можно отслеживать задачи, закреплённые за пользователем, и поручения по конкретным проектам, а также получать отчеты по ним.

В приложение также встроен чат-бот, который при назначении пользователю новой задачи, присылает соответствующее уведомление, а также сообщает о приближающихся дедлайнах.

10. Приложение для запроса заявок и документов (в бухгалтерию / HR-службу / административный отдел)

Данный сценарий предусматривает чат-бота, специализирующегося на автоматическом создании документов и подаче заявок. С его помощью пользователь может за пару кликов оставить заявку на получение пропуска или набора канцтоваров, а также подать заявку на отпуск, получение справки 2-НДФЛ и других документов.

Пользователь также может отслеживать статус выполнения заявки, а при ее завершении получит автоматическое уведомление.

11. Процесс согласования отпусков в Microsoft Teams

В конце каждого календарного года в организациях составляется плановый график отпусков на год предстоящий. Ранее это был довольно долгий и рутинный процесс. Теперь появилась возможность полностью автоматизировать и в разы ускорить его с помощью данного приложения. 

Кроме того, пользователь получает всю необходимую информацию о своём отпуске. Он может в несколько кликов узнать сроки текущего отпуска, подать заявку на следующий и передать существующий запрос на согласование руководителю.

12. Приложение для оперативного оповещения о проблеме

Сотрудники компании получают чат-бота, которому они могут отправлять заявки на устранение определенных проблем (яма на дороге, неисправное оборудование или устройство и так далее) с приложенными фотографиями или комментариями. Это позволяет улучшить качество рабочих условий.

В приложении также предусмотрен рейтинг сотрудников, где за каждую грамотную рекомендацию на устранение проблем начисляются баллы.

13. Согласование документов. Интеграция с 1С и другими СЭД

С помощью чат-бота пользователи Microsoft Teams могут создавать документы и назначать их исполнение определенных сотрудникам. При назначении задачи у сотрудников, задействованных в их исполнении, появляется возможность обсуждения задачи в отдельном чате.

При этом все документы, создаваемые с помощью Microsoft Teams, также отмечаются в интегрированной СЭД. Синхронизируется информация не только о документе, но и о истории взаимодействия с ним, а также данные сотрудников, работавших над созданием и редактурой документа.

14. Адаптация сотрудников

У каждого сотрудника в данном приложении есть личный кабинет, где перечислены все вступительные шаги – от оформления на работу до завершения испытательного срока, а также персональный помощник – чат-бот, который с первого дня введёт нового сотрудника в курс дела, пришлет оповещения по всем шагам адаптации и даст ответы на различные вопросы. 

Специалисты HR-отдела и непосредственные руководители могут отслеживать прогресс сотрудников в процессе адаптации и обучения, чтобы контролировать данные стадии и следить за тем, чтобы они протекали максимально эффективно для новичков.

15. Сбор обратной связи

Данный сценарий предполагает возможность отправки и получения обратной связи в Microsoft Teams. Сотрудник после завершения какой-либо задачи может запросить от коллег feedback. Этот процесс происходит следующим образом: сначала сотруднику приходит предложение оставить обратную связь, где он оценивает результат выполненной задачи по пятибалльной шкале. Также при желании он может оставить комментарий.

Запрос обратной связи может отправляться автоматически чат-ботом по результатам какого-либо важного мероприятия или по завершению проекта. Все комментарии и оценки пользователя, как полученные, так и отправленные, сохраняются в истории.

В приложении предусмотрена статистика по проведению онлайн-встреч, где автоматически отмечается, какие пользователи присутствовали на встрече, сколько времени они были активны. А также присутствует информация о том, сколько длилась встреча, и кто был ее инициатором.

Microsoft Teams – это важный бизнес-продукт, который благодаря возможности создавать на его базе приложения и порталы, представляет огромную пользу для организации. Все сценарии, описанные в данной статье, можно реализовать в любой организации с учетом индивидуальных потребностей и пожеланий. Это позволяет достичь более высоких показателей эффективности работы сотрудников.

Вы можете более детально ознакомиться с возможностями чат-бота для Microsoft Teams, перейдя по ссылке, а также посмотрев недавний вебинар на данную тему.

Также предлагаем ознакомиться с подробным каталогом сценариев и приложений для Microsoft Teams и получить скидку на приобретение ZChatBot (скидка действует до конца года).