EN
News
18 February 2021
Представляем вашему вниманию Систему бронирования офисных рабочих мест Office FlexiSpace

За последний год работа в офисах существенно изменилась – нынешние реалии заставляют руководителей компаний чаще задумываться о санитарно-эпидемиологической безопасности своих сотрудников и целесообразности арендной платы за неиспользуемые офисные пространства.

Для решения этих и других задач наша компания разработала платформу для обеспечения рекомендаций Роспотребнадзора – Office FlexiSpace.

Система подходит для компаний, столкнувшихся с проблемой организации гибридной схемы работы сотрудников, организаций, вынужденных сократить квадратные метры занимаемых площадей и частично перейти на удаленную работу, а также для компаний с гибкими офисами и офисами ABW (Activity-based working – работа на основе активностей).

Наше решение позволяет сотрудникам компании быстро и легко забронировать себе рабочее место или переговорную комнату в офисе, соблюдая при этом требования по сохранению социальной дистанции.


ЧТО ДАЁТ ПЛАТФОРМА?


Office FlexiSpace для административных директоров:

Обеспечивайте безопасную среду (в том числе регулярную санитарную обработку помещений) и оптимизируйте офисные площади в целях снижения арендной платы. Получайте данные о фактической загрузке офиса, о «любимых» местах сотрудников (областях притяжения) и о техническом оснащении рабочих мест. Рассаживайте персонал в соответствии с рекомендациями Роспотребнадзора и воплотите в жизнь политику «чистых столов».

Office FlexiSpace для финансовых директоров:

Сокращайте расходы на арендную плату офисных пространств (в том числе парковок и переговорных комнат), а также на организацию и обслуживание рабочих мест. Исключите дополнительные расходы на различные приспособления (прозрачные перегородки, индикаторы соблюдения социальной дистанции между сотрудниками и т.д.).

Office FlexiSpace для HR:

Обеспечьте вовлеченность сотрудников при сложившейся эпидемиологической обстановке, предложив безопасный смешанный тип организации труда. Не отказывайтесь от выполнения стандартных HR-процедур, например, онбординга или наставничества. Сохраняйте офис, как место для совместной работы, проведения тренингов и семинаров, работы с твёрдыми копиями документов, развития социальных связей. Получайте статистику по сотрудникам, работающим в офисе и удалённо.


КАК РАБОТАЕТ ПЛАТФОРМА?


  1. Зайдите в рабочую область, используя логин и пароль. Загрузите карту офиса/парковки в формате jpeg или png.
  2. Расставьте столы по схеме и заполните данные о доступной на каждом столе технике.
  3. Задайте ограничения по доступности столов для обеспечения рекомендаций Роспотребнадзора
  4. Сообщите сотрудникам о возможности бронирования рабочих/парковочных мест и переговорных комнат.

Получайте данные:

  • о заполненности офисных помещений на определенную дату или выбранный период
  • о том, кто присутствует в офисе сегодня
  • о том, кто и сколько раз был в офисе в течение определенного промежутка времени
  • о состоянии техники и инвентаря, необходимых для работы

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПЛАТФОРМОЙ?


  1. Зайдите в рабочую область, используя логин и пароль
  2. Проверьте доступность рабочего места и необходимой техники
  3. Укажите цель и дату/период бронирования
  4. Забронируйте доступное рабочее место

Перемещайтесь по офису, используя удобный инструмент навигации. Получайте информацию о коллегах, находящихся сегодня в офисе. Забронируйте не только рабочее место, но и место на паркинге. Найдите свой «любимый» офисный стол и больше никому его не отдавайте.


ХАРАКТЕРИСТИКИ ПЛАТФОРМЫ


Удобно: SaaS-решение, развернутое в облаках Microsoft Azure, и доступное пользователям по подписке.

Быстро: платформа использует корпоративные каталоги пользователей Azure AD и Google Workspace для авторизации сотрудников.

Продуманно: в решение встроен чат-бот для Microsoft Teams, что облегчает управление бронированиями.

Безопасно: аутентификация выполняется в сервисах Microsoft/Google – Office FlexiSpace не имеет доступа к логинам и паролям пользователей.


ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПЛАТФОРМЫ


  • Управление списком офисов
  • Конструктор планов этажей
  • Разрешение и запрет бронирования рабочих мест
  • Управление горизонтом бронирования
  • Тепловая карта и отчеты по бронированиям
  • Расчет плотности посадки по секторам
  • Уведомление клининговых служб по окончании рабочего дня с указанием использовавшихся рабочих мест
  • Офисные «плюшки» на планах этажей (пункты сбора различных отходов, кулеры для воды, массажные кресла, вендинговые аппараты, и т.д.)

Обновления Office FlexiSpace выходят раз в 1-2 недели и становятся доступны подписчикам сразу.


НОВЫЙ РЕЛИЗ


В обновленной версии платформы также реализован следующий функционал:

  • более глубокая интеграция с Microsoft Teams – отображение статуса сотрудника и возможность инициировать создание чата в Teams непосредственно со схемы этажа
  • англоязычная версия приложения
  • создание QR-кодов столов для отмечания на рабочем месте с помощью мобильного приложения – для понимания фактического времени, когда сотрудник вышел на работу, а также опциональный механизм автоматической отмены бронирований, если сотрудник не зачекинился вовремя
  • система добавлена в официальный магазин приложений Microsoft AppSource

В следующем релизе появится много интересного, следите за новостями!

Для получения подробной информации о продукте напишите нам на sales@systemz.io